纸质管帐档案治理成本高？

往返翻找档案调取效力低？

相干凭证难查找？

操作难留痕、安然隐患大年夜？

跟着分贝通电子档案功能的上线，管帐凭证的存储问题就获得了很好的解决。例如，该企业以前须要经由多手、复杂的归档工作均全部交由体系化线上完成，分贝通支撑的体系对接凭证导入，可以或许同时将营业体系、财务体系中的凭证直接同步到分贝通治理体系的电子档案中进行归档。

跟着分贝通在费控报销营业功能上的持续深化，电子档案功能正式上线，周全实现电子档案的一体化、线上化和无纸化治理，让财务拜别线下繁琐的管帐档案保管。

01低成本 电子档案高效力 

“管帐档案的留存也是一笔不小的成本”，据某生物医药企业的财务统计，公司各纸质凭证的打印消费大年夜量纸张，而管帐凭证的保存须要固定的档案室、档案柜和档案盒，再加上管帐档案保管刻日长，在10-30年不等，存储空间需求也很高。这些费用实际上也占到了几十万的年度消费。“纸质凭证的整顿装订和归档借阅同时消费财务和员工们的时光与精力，这也造成了人力成本的浪费。”

同时，应用电子档案还可以将同事项的凭证建立接洽关系关系，在查阅时，只须要输入凭证号即可找到接洽关系凭证。例如，财务在搜寻某对公付款的合同材料时，同步接洽关系的付款申请单、付款凭证等将同步显示。为了进一步晋升体验，分贝通电子档案还将进一步进级接洽关系规矩的自定义功能，实现治理员可以设备根据某特定前提，例如员工姓名等，实现凭证接洽关系的功能。

02易调取 档案线上、线下一体化  

尽管相干规定已经明白了电子档案的有效性，但企业在具体工作中，依然保存线下归档保存的方法。对此，分贝通电子档案也为对应场景设备线上、线下联动的电子档案治理方法。

即当电子档案进行线上归档时，可同步生成具有行、列信息的线下档案柜、档案盒的专属二维码，打印后贴到对应档案盒即可。如许即实现了完美的线上、线下的档案对应，也更便利了财务人员调取。

而为了包管最大年夜化的灵活性，分贝通电子档案还设备了可编辑档案信息，知足档案信息调剂的情况，更灵活更实用。

据新零售一家资深财务人员表示，电子档案最核心的功能就是解决了档案的调取便捷性问题。在以前，想要找到所需的电子凭证须要往返翻找，消费的时光较长。而经由过程线上、线下的联动记录，只须要在线检索就可以或许快速定位纸质原始凭证。

例如，因为该公司是上市企业，全年须要应对各项审计。而因为整体的电子化还在成长过程中，部分审计依然请求原始纸质凭证，财务每隔一段时光就得翻找纸质凭证，实在耗神耗力。而电子档案线高低线联动后，查找问题也引刃而解。

若员工有特别需求须要进行档案借阅，也只需在分贝通提议「电子档案借阅申请单」，填写完对应档案信息并审核经由过程后，该档案将主动发送至员工邮箱。

如许一来，不仅为档案的借阅、调阅进一步的规范化，也很好的将查阅、借阅和调阅的人员和信息进行记录下来，治理更有抓手。

在财务部正式宣布“关于规范电子管帐凭证报销入账归档的通知”后，电子档案的履行大年夜大年夜促进企业对管帐档案的规范化和应用率。电子档案带来的文档一体化治理、数据处理成本降低、信息共享、集中治理和数据安然性等优势，明显进级财务的管帐档案保管问题。

03设权限 保障数据安然性 

管帐档案的数据安然性同样是财务部的重要推敲之一。为了包管档案的安然性，公司会配备专门的管帐档案室且安排负责人收管钥匙。该方法下，临时的借阅和翻找很难做到有效的记录。

而经由过程电子档案，可以或许既灵活灵活的调用又保障数据的安然性。在体系中，所有的调用和查看数据将主动留存，对档案的调阅情况一目了然。

经由过程对不合类型员工进行不合权限的设备，还可以或许将电子档案的应用人员治理分层化。例如针对员工只开通借阅权限，财务部开通借阅权限等，体系治理的方法也加倍友爱和便捷。

为了更好的包管数据的安然性，分贝通电子档案还有文档水印功能，即治理员可主动开关是否为借阅的文件取水印。水印模式打开后，文件将主动显示借阅员工名字+工号作为水印在档案文件上，预防文件溢出。

自全电发票、电子档案等政策开端履行后，财务治理的全电化已经成为趋势，而这也是晋升企业财务治理效力的重要办法，而若何应用优良的财务对象实现更高效力的治理是财务们同面对的问题。

当前，基于分贝通一个平台治理企业平台的优势，可以或许赞助财务所有管帐档案进行完全、周全的归集，并经由过程对接体系的方法实现管帐档案的完全留存。而这，也是浩瀚高成长企业应用分贝通的重要原因。